Achter ieder geslaagd evenement staat een goed doordacht draaiboek
- Kristel van Krieken
- 14 okt
- 3 minuten om te lezen
Een evenement organiseren is een mooie uitdaging, maar zonder een goed draaiboek wordt het al snel stressvol en chaotisch. Of het nu gaat om een congres, jubileumfeest of productlancering: een draaiboek is dé rode draad die zorgt dat alles op rolletjes loopt.
💡 Wist je dat het draaiboek zijn oorsprong vindt in de film- en theaterwereld? Daar werd het gebruikt om elke scène, dialoog en actie vast te leggen. In de eventwereld werkt het net zo: ieder detail telt.
Waarom een draaiboek onmisbaar is bij evenementen
Een evenement organiseren zonder draaiboek is als koken zonder recept: het kán, maar de kans dat je iets vergeet is groot.
Een goed draaiboek geeft:
Structuur en overzicht: alle informatie staat op één plek, zodat je niets kwijtraakt
Rust in de voorbereiding: je weet precies wie wat doet en wanneer
Ruimte tijdens het event: je team kan zich volledig focussen op de gasten in plaats van brandjes blussen
💡 Wist je dat er in de filmwereld zelfs wordt gesproken over de "vloek van de draaiboeken"? Filmmakers raken soms zó gefocust op perfectie dat ze de spontaniteit verliezen, of juist te veel afwijken waardoor chaos ontstaat. De kunst is dus balans: een draaiboek als houvast, maar flexibel genoeg om ruimte te laten voor creativiteit.
Het draaiboek als levend document
Een veelgemaakte fout is om het draaiboek te zien als een document dat je één keer maakt en daarna vergeet. In werkelijkheid is het een levend document. Zeker bij grotere evenementen verandert er vaak iets: een nieuwe spreker, een andere cateraar of een aangepaste opbouwtijd.
Daarom is het slim om je draaiboek continu bij te werken met de nieuwste informatie en inzichten. Zo voorkom je verrassingen op de dag zelf.
Wat er in een draaiboek moet staan
Een goed draaiboek is meer dan een lijstje taken. Het is een compleet overzicht waarin alle onderdelen samenkomen. In mijn werk bij Ninetyfive hanteer ik altijd een basisstructuur die ik vervolgens aanpas per evenement. Denk aan:
Algemene gegevens: datum, locatie en betrokken partijen
Contactgegevens: telefoonnummers en e-mails van leveranciers, crew en belangrijke contactpersonen
Materiaallijst: van decor en techniek tot promotiematerialen
Voorbereiding & opbouw: wie doet wat, en wanneer
Eten & drinken: inclusief allergieën en dieetwensen, die al bij de RSVP zijn opgehaald
Callsheet: een tijdschema per minuut voor de dag zelf
Deelnemerslijst: gasten, VIP's en speciale wensen
💡 Cruciaal voor de coördinatie: een draaiboek zorgt dat iedereen synchroon samenwerkt. Van cateraar tot technicus, niemand mist een detail.
Draaiboek vs. checklist
Veel mensen denken dat een draaiboek hetzelfde is als een checklist. Toch zit er verschil in:
Een checklist is handig voor overzicht: heb ik aan alles gedacht?
Een draaiboek gaat verder: het legt precies vast wie, wat en wanneer uitvoert
Mijn tip? Gebruik checklists in de voorbereidingsfase, maar werk altijd toe naar een volledig draaiboek. Alleen dan weet je zeker dat alle onderdelen samenkomen en dat er niets vergeten wordt.
Voorbeeld: waarom allergieën in je draaiboek thuishoren
Een veelvoorkomend detail dat vaak wordt vergeten, zijn allergieën en dieetwensen. Dit werd me nog eens extra duidelijk tijdens een bruiloft die ik organiseerde. De bruid zelf had een glutenallergie. Stel je voor: op haar eigen trouwdag constant geconfronteerd worden met voedsel dat ze niet kon eten, of erger nog, per ongeluk iets verkeerds krijgen voorgeschoteld.
Door deze informatie al vroeg in de planning op te nemen en duidelijk in het draaiboek te vermelden, konden we ervoor zorgen dat niet alleen de bruid veilig kon genieten van haar eigen feest, maar dat ze ook het gevoel had dat er écht rekening met haar werd gehouden. Van het proeven van de taart tot het diner: alles was perfect afgestemd op haar behoeften.
Het zijn vaak dit soort details die bepalen of een event goed of onvergetelijk wordt. Door deze informatie al bij de RSVP te verzamelen en prominent in het draaiboek op te nemen, voorkom je zulke situaties en laat je zien dat gastvrijheid voorop staat.
Conclusie: een maatwerk-draaiboek maakt het verschil
Of je nu een klein team hebt of met tientallen leveranciers werkt: een goed draaiboek maakt het verschil tussen stress en succes.
Bij Ninetyfive maak ik daarom voor ieder evenement een maatwerk-draaiboek. Geen standaardlijstje, maar een compleet plan dat structuur biedt én ruimte laat voor creativiteit. Want alleen dan creëer je een event dat tot in de puntjes klopt en een blijvende indruk achterlaat.
💡 Achter ieder geslaagd evenement staat een goed doordacht draaiboek en ik help je daar graag bij.
Opmerkingen